İnsan kaynaklarına ilişkin muhasebe politikalarına geleneksel muhasebeye göre son derece farklı bakış açısı getiren insan kaynakları muhasebesi, özellikle ortaya çıktığı ilk yıllarda başarıyla uygulanmış, sonraki yıllarda önemini kısmen yitirmiş, günümüzde ise aynı önemini yeniden kazanmıştır.
İnsan gücü maliyetini, kontrol edilemez bir maliyet olarak değil, bir yatırım unsuru olarak kabul eden insan kaynakları yönetimi; iş gören katılımı, insan kaynakları akışı, çalışma sistemleri ve ödüllendirme sistemlerinden oluşur. Bu çalışma, kurumsallaşmış bir üretim işletmesinde özellikle insan kaynakları yönetiminin muhasebe bölümüne sunduğu hizmetler açısından, sistemin işleyişini ortaya koymak amacını taşımaktadır. Çalışma kapsamında insan kaynakları yönetimi ve muhasebe arasındaki ilişki ortaya konduktan sonra sektöründe önde gelen üretim işletmesinin insan kaynakları yöneticileri ve muhasebe yöneticilerine yönelik bir nitel çalışma ile muhasebe biriminden beklentiler ortaya konulmuştur. Çalışmada finansal bilgi üretmek amacıyla insan kaynaklarından muhasebe bilgi sistemine veri akışının azaldığı ancak insan kaynaklarının , muhasebe bilgi sisteminin başarısında etkili olduğu ortaya konmuştur.
İşletmelerde belirtilen faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretim, finansman, tedarik, pazarlama, insan kaynakları ve muhasebe gibi bilgi sistemlerinden faydalanılır. Günümüzde, bilgiye sahip olan ve onu zamanında ve etkili bir biçimde kullanan işletmeler, amaçlarına ulaşmada daha avantajlı konumdadır. Özellikle de işletmelere ilişkin çeşitli finansal bilgiler, bu noktada önem kazanmaktadır. Muhasebe bilgi sistemi, tüm işletmelerin temel finansal bilgi sistemini oluşturur. Sistem hem işletme içi, hem de işletme dışı kullanıcıları için bilgi üretir. Muhasebenin temel amacı, herhangi bir işletmenin finansal durumunu ve faaliyet sonuçlarını gösteren raporlar üretmek ve bilgilerin sağlanması ile birlikte bu bilgi ve verilerin analiz edilmesi ve yorumlanmasıdır .
İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü, personel-bordro ve İnsan Kaynakları olmak üzere iki ana bölümden meydana gelmektedir. Personel-bordro bölümü; yasal mevzuatlar ve iş kanunu çerçevesinde personel bordrolarını oluşturma, yasal zorunluluğu bulunan ve SSK, İŞKUR gibi kurumlara verilmesi gereken tüm yasal belgeleri standart çıktı formatlarında hazırlama, kıdem ve ihbar tazminatları hesaplama ve bordrolarını oluşturma, personel ücret ayarlamalarını gerçekleştirme ve kullanıcı tanımlı bordro kontrol raporları türetebilme uygulamalarını içermektedir. Diğer bölümde ise kurumsal planlama, eleman seçme ve yerleştirme, eğitim yönetimi ve performans yönetimi uygulamaları bulunmaktadır.
İnsan Kaynakları Yönetimi modülünde, geleneksel personel sicil ve bordro yönetimi işlemleri ile , uzmanlık isteyen ve İ.K. departmanının gerçekten ihtiyaç duyduğu; kurumsal planlama ve ihtiyaç belirlemeden, eleman ilanlarının planlanması ve verilmesi, başvuruların kabulü ve eleman seçimi, eğitim ve performans yönetimine kadar diğer konseptleri de gerçekleştirme imkanı bulunur.
İnsan Kaynakları Modülü genel itibariyle aşağıdaki ana bölümlerden meydana gelmektedir:
• Kurumsal Planlama
• Eleman Seçme ve Yerleştirme
• Sicil Yönetimi
• Bordro Yönetimi
• Eğitim Yönetimi
• Raporlar
• Performans Yönetimi
İnsan Kaynakları Yönetimi modülü; yasal mevzuat ve iş kanunu detayları içinde boğulmadan, rutin olarak yapmakla yükümlü olduğunuz, personel bordroları ile ilgili tüm yasal hesaplama ve raporlamaları süratli bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlamaktadır. Ayrıca uzmanlık isteyen ve İnsan Kaynakları departmanının gerçekten ihtiyaç duyduğu; kurumsal planlama ve ihtiyaç belirlemeden, eleman ilanlarının planlanması ve verilmesi, başvuruların kabulü ve eleman seçimi, eğitim ve performans yönetimine kadar diğer konseptleri de gerçekleştirerek günümüz zorlu rekabet ortamında personel kapasite ve motivasyonunu üst seviyede tutup firmanızın başarısını yükseltecektir.
İnsan Kaynakları modülünün en önemli özelliklerinden birinin personel çalışma bilgilerinin (mesai, fazla mesai ve izinlerin) günlük detayda takip edilebilmesidir.
İnsan Kaynakları Modülü ile,
• Tarih bazlı sicil bilgileri ve çalışma bilgilerinden kolay ve çabuk tahakkuk işlemleri yapabilir,
• Kurumsal planlamanın ardından tüm işe alma süreçlerini projeler dahilinde yönetebilir,
• Başvuru bilgilerini CV bankasında kaydedebilir,
• Eğitim yönetimi ile firma eğitim süreçlerini takip edebilir,
• Esnek ve çok amaçlı raporlama sistemi ile kısa sürede ve kolaylıkla raporlar üreterek, kullanıcı tanımlı kriterler ile listeleyebilirsiniz.
İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü ile karmaşık bordro hesaplamaları ve rutin yasal raporları kolay ve çabuk oluşturarak zaman kazanacak, insan kaynakları uzmanlık modülleri ile de kurumsal planlama, işe alım, eğitim organizasyonu ve performans yönetimini gerçekleştirip günümüz zorlu rekabet ortamında personel kapasite ve motivasyonu üst seviyede tutarak firmanızın başarısını yükseltebilirsiniz.
İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü sistem entegrasyonu
• Bordro Muhasebe Entegreasyonu (Genel Muhasebe)
• Personel bordroları, otomatik muhasebe fişi oluşturulması neticesinde Muhasebe entegrasyonu gerçekleştirilmektedir. Kayıt anahtarları ile çeşitli detay ve varyasyonda, istenilen bilgilerin istenilen muhasebe hesaplarına aktarılması kolaylıkla yapılmaktadır.
• Elektronik Veri Aktarımı (Elektronik Veri Transferi)
• Diğer sistemlerden, ERP’ye veri aktarımı EDI yardımı ile yapılmaktadır. Örnek olarak personel sicil bilgilerini, geçmiş bordro bilgilerini veya PDKS sisteminden gelen bilgileri bu modül vasıtası ile mevcut sisteme aktarmak mümkün olmaktadır.
İnsan Kaynakları Yönetimi İle Kapsamlı Fonksiyonalite ve Entegrasyon ile yapılabilecekleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.
Kapsamlı Fonksiyonalite
• Kurumsal Planlama
• Nitelik, yabancı dil ve eğitim gereksinimlerine göre iş tanımlarını oluşturabilme
• Tarih bazlı ücret skalası ve personel adedi planlanabilen kadro tanımlayabilme
• Açık kadro talepleri oluşturabilme ve onaylama mekanizması
• Organizasyon şemaları oluşturabilme
Eleman Seçme ve Yerleştirme
• Eleman seçme sürecinin bir proje kapsamında takip edilebilmesi
• Eleman seçme proje aşama ve adımlarının firmanıza uygun bir şekilde dizayn edilebilmesi
• Proje aşama ve adım maliyetlerinin maliyet merkezleri bazında takip edilebilmesi
• Eleman duyuruları planlayıp takip edebilme
• Başvuru bilgilerini bir CV bankasında kaydedip takip edebilme, otomatik CV oluşturabilme
• Başvuru sahiplerine toplu olarak email atabilme veya mektup oluşturabilme
• Başvuru sahipleri ile yapılacak görüşmeleri planlama ve takip edebilme
• Başvuru sahiplerine test veya sınav uygulayabilme, sonuçlarını takip edebilme
• Başvuru (CV) bilgilerine kullanıcı tanımlı arama kriterleri ile ulaşabilme ve listeleyebilme
Sicil Yönetimi
• Tarih ve bilgi tipleri bazında kaydedilen sicil bilgileri
• Bilgi tipi bazında sicil kartı güncellemesi yapabilme
• Birden fazla personel için tek bir ekrandan toplu olarak güncelleme yapabilme
• Personel sicil bilgilerine kullanıcı tanımlı arama kriterleri ile ulaşabilme ve listeleyebilme
• Firma, tesis değişikliği, emeklilik sonrası tekrar çalışma veya daha önce çalışmış bir personelin bir süre sonra tekrar çalışması durumunda aynı sicil numarasını kullanabilme
• Sicil kartında firmanıza özel alanlar tanımlayabilme
• Sicil kartına fotoğraf ekleyebilme
• Toplu ücret ayarlamaları yapabilme
• Performans değerlendirme puanlarını ücret ayarlamalarında kullanabilme
• Kıdem ve ihbar tazminatları hesaplayabilme, toplu listeler alabilme
• Tüm personel yasal raporlarını ve vizite kağıtlarını çabuk ve kolay oluşturabilme
Bordro Yönetimi
• Aylık / Günlük bazda çalışma bilgilerini takip edebilme
• Toplu veya özel ek gelir / kesinti tanımlayabilme, otomatik hesaplayabilme
• İkramiye ve benzeri ödemelerin otomatik ve toplu olarak hesaplanabilmesi
• Sadece devam edilmeyen (izinler) günlerin girilmesi ile tüm çalışma bilgilerinin takvime göre otomatik olarak çıkarılması ve bordroda kullanılması
• Kolay ve çabuk toplu tahakkuk işlemlerinin yapılması
• Ay içinde birden fazla avans işlemi yapabilme
• Taksitli borçlar tanımlayabilme
• Ay içinde birden fazla tahakkuk yapabilme
• Özel bordo zarfları dizayn edebilme
• Bordro gruplarını kullanarak gerçek tahakkuk öncesi bütçe hesapları, planlamalar yapabilme
• Muhasebe kayıt anahtarları ile kolay ve çabuk bordro entegrasyonu
• Banka ödeme listeleri alabilme ve firmanızın maaş ödemelerinin yapıldığı bankanızın elektronik veri dosyasını dizayn edebilme
• Aylık prim ve hizmet belgesinin otomatik hesaplanması, SGK’ ya verilecek XML dosyasının oluşturulması, eksik bildirilen SGK günleri yasal raporunun otomatik olarak meydana getirilmesi
Eğitim Yönetimi
• Eğitim kurumlarını, eğitim yerlerini, eğitmenleri ve eğitimleri tanımlayabilme
• Eğitim sonrası geliştirilen nitelikleri tanımlayabilme ve otomatik olarak sicil kartlarında güncellenmesini sağlama
• Tüm eğitim kalemlerinin maliyetlerini takip edebilme
• Eğitim talepleri oluşturabilme ve eğitim kayıtlarına otomatik olarak aktarılmasını sağlama
• Eğitime katılan personellerin detaylı başarı ve devam bilgilerini takip edebilme
• Eğitim sonrası genel başarı ve devamlılık hakkında istatistiki bilgiler oluşturabilme
• Eğitim değerlendirme anketleri tanımlayıp gerçekleştirme
Raporlar
• İnsan kaynakları modülünde bulunan tüm alanlardan seçilebilecek kolonlarla kullanıcı tanımlı raporlar tanımlayabilme
• Özet veya ara toplamlı (gruplamalı) bordro raporları dizayn edebilme ve oluşturabilme
• Çapraz bordro raporları oluşturabilme
• Rapor sihirbazı ile çabuk ve kolay rapor yaratabilme
• Raporlar için kriterler tanımlayabilme ve rapor sihirbazında kullanabilme
• Rapor kriterlerinden istenilen kombinasyonları oluşturup, karmaşık kriterler tanımlayabilme
İnsan Kaynakları muhasebe ile bir bütündür ve ayrı tutulmamalıdır, özetle muhasebe ve insan kaynakları ayrı olan işletmelerde muhasebe departmanının, insan kaynakları ile koordineli çalışması önem arz etmektedir. İşverenler bu koordineyi sağlamakla birebir yükümlüdür.
